در سازمان‌های بزرگ، برای مدیریت بهینه هزینه‌ها و جلوگیری از افزایش تعداد فاکتورهای مالی، معمولاً از بودجه تنخواه استفاده می‌شود. این بودجه به افراد خاصی که معمولاً تحصیل‌کرده هستند اختصاص داده می‌شود و به آن‌ها اجازه می‌دهد تا خریدهای کوچک و فوری را بدون نیاز به تأییدات مالی اضافی انجام دهند.
مقدار بودجه تنخواه براساس برآوردهای حسابدار و تنخواه‌دار تعیین می‌شود و این مقدار ممکن است برای هر سازمان متفاوت باشد. در این مقاله از مجموعه پارس حسابان به بررسی مفهوم تنخواه گردان حسابداری و شرایط مرتبط با آن خواهیم پرداخت.
درباره خدمات مالیاتی مجموعه پارس حسابان بیشتر بدانید.
مفهوم تنخواه چیست؟
تنخواه به وجه نقدی اطلاق می‌شود که توسط واحد مالی شرکت به کارکنان خاص یا فردی که مسئولیت‌های مالی را بر عهده دارد، واگذار می‌شود. این مبالغ برای پوشش هزینه‌های کوچک و روزمره شرکت در طول یک دوره مشخص اختصاص می‌یابد.
فرد تنخواه‌دار مسئول ثبت کلیه فاکتورها و مدارک مربوط به مخارج انجام‌شده است و باید این اسناد را در پایان دوره مالی به واحد مالی شرکت تحویل دهد. تیم خدمات حسابداری با بررسی این فاکتورها اطمینان حاصل می‌کند که هیچ مغایرتی میان حساب تنخواه و مبالغ خرج‌شده وجود ندارد.
همچنین، فاکتورهای مالی مربوط به تنخواه در نرم‌افزار حسابداری ثبت و ذخیره می‌شوند تا تمامی هزینه‌های شرکت به‌طور دقیق و بدون کسری محاسبه شود. توجه داشته باشید که تنخواه باید در حسابی نگهداری شود که از سوی شرکت تأیید شده باشد.
اهداف و مزایای تنخواه گردان حسابداری
موضوع تنخواه گردان حسابداری به منظور بهبود کارایی و ساده‌سازی فرآیندهای مالی در شرکت‌ها طراحی شده است. این سیستم با ایجاد امکان مدیریت مؤثرتر هزینه‌ها، اهداف و مزایای مختلفی دارد که به شرح زیر هستند:
پرداخت سریع و آسان هزینه‌ها:
یکی از اصلی‌ترین مزایای تنخواه گردان، تسهیل و تسریع در پرداخت هزینه‌های جاری و جزئی شرکت است. با استفاده از تنخواه، می‌توان پرداخت‌ها را بدون نیاز به فرایندهای پیچیده بانکی یا تأییدات اضافی انجام داد. این ویژگی به‌ویژه در مواقع اضطراری و برای پرداخت‌های ضروری که در آن لحظه دسترسی به منابع بانکی محدود است، مفید واقع می‌شود. به‌این‌ترتیب، امکان انجام پرداخت‌ها به‌طور سریع و به موقع فراهم می‌شود و از بروز مشکلات مالی جلوگیری می‌کند.
کاهش حجم عملیات‌های حسابداری:
استفاده از تنخواه گردان به کاهش حجم عملیات‌های پرداخت کمک کرده و در نتیجه، حجم عملیات حسابداری در شرکت را کاهش می‌دهد. پرداخت‌های کوچک و روزمره از طریق تنخواه، نیاز به انجام عملیات بانکی و تأییدات پیچیده را کاهش می‌دهد.
این امر باعث می‌شود که حسابداری شرکت با سرعت و سادگی بیشتری انجام شود و فشار بر روی سیستم‌های مالی و حسابداری کمتر شود. در نتیجه، این سیستم به ساده‌سازی و بهبود کارایی فرآیندهای حسابداری کمک می‌کند.
کنترل وجوه نقد:
مدیریت و کنترل وجوه نقد از اهمیت بالایی برخوردار است، به ویژه برای هزینه‌های جزئی و نقدی که نیاز به نظارت دقیق دارند. استفاده از تنخواه گردان به مدیران و واحدهای مالی این امکان را می‌دهد که به‌راحتی و به‌طور مؤثری وجوه نقد را کنترل کرده و هزینه‌ها را مدیریت کنند.
ثبت دقیق فاکتورها و مدارک مربوط به تنخواه در سیستم حسابداری به شفافیت فرآیندهای مالی کمک می‌کند و اطمینان حاصل می‌شود که همه هزینه‌ها به‌درستی ثبت و بررسی شده‌اند. این امر به بهبود نظارت مالی و شفافیت در مدیریت وجوه نقد کمک می‌کند.
در مجموع، تنخواه گردان حسابداری با ارائه راه‌حل‌هایی برای مدیریت سریع‌تر هزینه‌ها، کاهش پیچیدگی‌های حسابداری و بهبود کنترل وجوه نقد، نقش مؤثری در بهینه‌سازی فرآیندهای مالی شرکت‌ها ایفا می‌کند.
انواع تنخواه گردان و تفاوت‌های آن‌ها
تنخواه‌دار، فردی است که مسئول مدیریت امور مالی و پرداخت‌های کوچک شرکت را بر عهده دارد. موضوع تنخواه گردانی می‌تواند به چندین نوع تقسیم شود که هر یک ویژگی‌ها و کاربردهای خاص خود را دارند.
در این مقاله به بررسی انواع مختلف تنخواه گردان و تفاوت‌های آن‌ها، به ویژه تنخواه گردان ثابت و متغیر، می‌پردازیم.
تنخواه گردان ثابت: دریافت مبلغ معین ماهیانه
به فردی تنخواه گردان ثابت اطلاق می‌شود که هر ماه مبلغ معین و ثابتی را از شرکت دریافت می‌کند. این فرد مسئول خریدها و پرداخت‌های مرتبط با نیازهای شرکت است و باید این هزینه‌ها را در چارچوب بودجه تعیین‌شده انجام دهد.
در پایان هر ماه یا دوره مالی، وظیفه تنخواه گردان ثابت این است که یک صورت خلاصه از پرداخت‌های انجام‌شده ارائه دهد. نکته مهم این است که در این روش، تنخواه گردان باید از استفاده شخصی از مبالغ تخصیص‌یافته خودداری کند و تمامی هزینه‌ها و خریدها باید با فاکتورها و مستندات معتبر به حسابداری ارائه و ثبت شوند.
تنخواه گردان متغیر: با سقف بودجه مشخص
در سیستم تنخواه گردان متغیر، مبلغ تخصیص‌یافته به تنخواه گردان به‌طور متغیر و با توجه به سقف بودجه تعیین می‌شود. این سیستم به تنخواه گردان اجازه می‌دهد تا تا سقف مشخصی از بودجه برای خریدها و هزینه‌های شرکت استفاده کند. در پایان هر دوره، تنخواه گردان موظف است رسیدهای پرداخت و اسناد هزینه‌های انجام‌شده را به همراه مبلغ باقی‌مانده تنخواه، به‌طور برابر با مبلغ اولیه، به حسابداری تحویل دهد.
این روش به انعطاف‌پذیری بیشتری در مدیریت هزینه‌ها و تطابق با نیازهای متغیر شرکت کمک می‌کند. با توجه به نیازهای مختلف شرکت‌ها و سیاست‌های مالی آن‌ها، انتخاب بین تنخواه گردان ثابت و متغیر می‌تواند بر اساس نوع و حجم هزینه‌ها و الزامات مالی انجام شود. هر دو نوع تنخواه گردان مزایای خاص خود را دارند و می‌توانند به بهبود کارایی و کنترل هزینه‌های شرکت کمک کنند.
تنخواه‌دار کیست و چه وظایفی دارد؟
شخصی تنخواه‌دار است که برای انجام امور مالی کوچک و پرداخت‌های روزمره در یک سازمان یا شرکت منصوب می‌شود. این شخص باید از بین پرسنل شرکت که مورد اعتماد و تأیید هیئت مدیره قرار دارند، انتخاب شود. در شرکت‌های بزرگ، شغل تنخواه‌دار از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و نیازمند دقت و مسئولیت‌پذیری بالایی است. وظایف تنخواه‌دارشامل موارد زیر می باشد:
انجام خریدها و پرداخت‌ها:
یکی از وظایف اصلی تنخواه‌دار این است که خود اقدام به خریدها و پرداخت‌های مورد نیاز شرکت کند. در این حالت، برای پرداخت‌های انجام‌شده معمولاً برگ پرداخت صادر نمی‌شود و به‌جای آن، فاکتورها و اسناد مربوط به هزینه‌ها و خریدها برای تهیه صورت خلاصه پرداخت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند.
پرداخت‌ها بدون انجام خرید:
در برخی موارد، تنخواه‌دار تنها وظیفه پرداخت هزینه‌ها را بر عهده دارد و مسئولیت خرید کالاها را به عهده نمی‌گیرد. در این حالت، برای هر پرداخت برگ پرداخت صادر می‌شود و صورت خلاصه پرداخت‌های تنخواه بر اساس این برگ‌ها تهیه می‌شود.
روش‌های ثبت تنخواه‌دار:
شخص تنخواه‌دار می‌تواند با روش‌های مختلفی ثبت شود، از جمله:
ثابت: مبلغ ثابتی به طور منظم در اختیار تنخواه‌دار قرار می‌گیرد.
متغیر: سقف مشخصی از بودجه برای هزینه‌ها تخصیص داده می‌شود.
نقدی: پرداخت‌ها به صورت نقدی انجام می‌شود.
تعهدی: هزینه‌ها بر اساس تعهدات ثبت می‌شود.
تأیید صلاحیت و ضمانت‌ها:
قبل از افتتاح حساب تنخواه، باید صلاحیت فرد برای بر عهده گرفتن این مسئولیت تأیید شود. برای هر پرداخت، تنخواه‌دار باید رسید معتبر دریافت کرده و فاکتورها یا قبض‌های مربوطه را ارائه دهد. در برخی موارد، ممکن است از تنخواه‌دار تضمین معتبر مانند چک یا سفته دریافت شود.
کنترل‌های داخلی و تضمین‌ها:
مسئولان تنخواه‌دار موظف هستند که معادل وجوه در اختیار یا طبق سیاست‌های شرکت، تضمین کافی به سازمان ارائه دهند. اسناد تضمینی دریافتی از تنخواه‌دار نزد صندوق شرکت باقی می‌ماند و پس از تسویه حساب کامل و انقضای مسئولیت‌ها، در صورت عدم تعهدات به اشخاص ثالث، به تنخواه‌دار مسترد خواهد شد.
روش‌های ثبت تنخواه‌دار
تنخواه‌دار به‌عنوان یک دارایی مالی، نیازمند ثبت دقیق است و می‌تواند با استفاده از چهار روش مختلف مدیریت شود. در روش ثابت، مبلغ مشخصی به‌طور منظم به تنخواه‌دار اختصاص می‌یابد و با پرداخت‌ها کاهش می‌یابد.
روش متغیر شامل سقف معین برای هر دوره است که هزینه‌ها از آن کسر می‌شود و رسیدها باید در پایان دوره ارائه شوند. در روش نقدی، پرداخت‌ها به‌طور مستقیم و نقدی از حساب تنخواه‌دار انجام می‌شود و رسیدهای معتبر برای هر پرداخت نگهداری می‌شود.
روش تعهدی به ثبت هزینه‌ها بر اساس تعهدات بدون توجه به زمان پرداخت واقعی می‌پردازد. هر یک از این روش‌ها به دقت و شفافیت در مدیریت مالی کمک کرده و امکان کنترل مؤثر هزینه‌ها را فراهم می‌آورد.
موارد مشمول هزینه‌های تنخواه
هزینه‌هایی که از طریق تنخواه پرداخت می‌شوند، به ابعاد و سیاست‌های داخلی شرکت وابسته است و می‌تواند شامل مصارف متنوعی باشد. در سازمان‌های کوچک، تنخواه معمولاً برای تأمین نیازهای روزمره مانند خرید لوازم اداری، لوازم التحریر، هزینه‌های تعمیرات، صبحانه و ناهار، و ایاب و ذهاب مورد استفاده قرار می‌گیرد. در سازمان‌های بزرگ‌تر، دامنه هزینه‌های تنخواه می‌تواند وسیع‌تر و شامل مصارف پیچیده‌تری باشد.
با این حال، باید توجه داشت که صندوق تنخواه نباید برای پرداخت حقوق، دستمزد، و سایر هزینه‌های عمده استفاده شود. هر واحد تجاری باید نیازهای خود را به دقت ارزیابی کرده و میزان تنخواه را به حداقل مقدار مورد نیاز محدود کند تا از بهینه‌ترین استفاده ممکن بهره‌برداری شود.
نحوه رسیدگی به اسناد تنخواه گردان
رسیدگی به اسناد تنخواه گردان شامل مراحل قبل و بعد از پرداخت است و به دو روش زیر انجام می‌شود:
قبل از پرداخت تنخواه:
زمانی که تنخواه گردان خود هزینه را انجام می‌دهد، بررسی‌های اولیه شامل آگاهی دادن به مسئول مالی در مورد ماهیت پرداخت است. اگر تنخواه گردان تنها پرداخت‌کننده باشد، رسیدگی بر اساس ضوابط مالی موجود انجام می‌شود. پس از تأیید صحت اسناد و مستندات، اقدام به پرداخت می‌شود.
بعد از پرداخت تنخواه:
پس از انجام پرداخت از طریق تنخواه گردان، اسناد مربوط به هزینه و صورت خلاصه پرداخت به واحد امور مالی ارسال می‌شود. امور مالی طبق ضوابط تعیین شده، اسناد را بررسی کرده و پس از تأیید نهایی، مراحل تأمین و تصفیه تنخواه گردان را انجام می‌دهد.
خدمات تنخواه گردان حسابداری در کرج
مجموعه پارس حسابان در کرج، به عنوان یکی از پیشروترین شرکت‌های خدمات حسابداری، ارائه‌دهنده خدمات تخصصی تنخواه‌گردان است. این مجموعه با بهره‌گیری از تیمی مجرب و آگاه به اصول مالی و حسابداری، تمامی نیازهای مرتبط با تنخواه‌گردان را به طور کامل مدیریت می‌کند.
خدمات تنخواه‌گردان پارس حسابان شامل راه‌اندازی و مدیریت حساب‌های تنخواه، رسیدگی به اسناد و فاکتورها، تهیه و ارائه گزارش‌های مالی منظم و شفاف، و نظارت بر تطابق هزینه‌ها با سیاست‌های مالی سازمان‌ها و شرکت‌ها است.
همچنین، پارس حسابان با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته و روش‌های مدیریتی نوین، به بهینه‌سازی فرآیندهای مالی و افزایش شفافیت در گزارش‌گیری کمک می‌کند. این خدمات به ویژه برای شرکت‌ها و سازمان‌هایی که نیاز به مدیریت دقیق و منظم بودجه‌های تنخواه دارند، بسیار مفید و کارآمد است.