دفتر کل در حسابداری برای تهیه ترازنامه و صورت‌های مالی در شرکت‌ها و مجموعه‌های دارای کد اقتصادی به کار می‌رود. این دفتر، همانند دفتر روزنامه و دفتر معین، ابزاری اساسی برای تکمیل فرآیند حسابداری است.
بدون این دفاتر، امکان انجام دقیق و کامل امور حسابداری وجود ندارد. هر یک از این دفاتر به‌طور تکمیلی با یکدیگر هماهنگی دارند و بدون هماهنگی این ابزارها، اطلاعات مالی به درستی تدوین نمی‌شود.
شرکت پارس حسابان اطلس در زمینه حسابداری و مالیاتی، آماده ارائه بهترین خدمات به مشتریان می‌باشند. این خدمات شامل انواع ارائه خدمات حسابداری مانند تهیه و تنظیم صورت‌های مالی، گزارش‌های مالی، بررسی و ارزیابی سیستم‌های حسابداری، مشاوره مالیاتی و غیره می‌باشد.
دفتر کل چیست؟
در سیستم حسابداری، دفتر کل نقش اساسی در ثبت و سازماندهی داده‌های مالی یک شرکت را داراست. این دفتر، اطلاعات مربوط به حساب‌های بدهی و بستانکاری را از طریق تراز آزمایشی ثبت کرده و نظامی را برای تأیید این اطلاعات فراهم می‌کند.
در دفتر کل، تاریخچه هر تراکنش مالی ایجاد شده در طول دوره فعالیت شرکت ردیابی می‌شود. این دفتر اطلاعات مربوط به حساب‌هایی که برای تهیه گزارش‌های مالی شرکت ضروری هستند، را نگهداری می‌کند.
اطلاعات مربوط به تراکنش‌ها بر اساس نوع آن‌ها به دسته‌های مختلفی مانند دارایی‌ها، بدهی‌ها، سرمایه سهامداران، درآمدها و هزینه‌ها تقسیم می‌شوند.
قانون تجارت برای دفتر کل
طبق ماده ۸ قانون تجارت، هر تاجر موظف است تمام معاملات خود را که در حین کسب و کار انجام می‌دهد، حداقل یک بار در هر ماه از دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل کند. هر معامله باید در یک صفحه اختصاصی ثبت گردد.
در صورت استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری، این نیاز به در نظر گرفتن جزئیات کوچک در زمان انجام حسابداری وجود ندارد. این اطلاعات در نرم‌افزار موجود وجود دارند و کافی است مبالغ ورودی را وارد کنید تا سایر کارها به‌طور خودکار در چند لحظه انجام شوند.
شرایط دفتر کل
در حسابداری، دفتر کل باید فضای مناسبی داشته باشد تا تمامی حساب‌ها از دفتر روزنامه به آن انتقال یابد. باید به صورتی طراحی شده باشد که جای کافی برای ثبت شماره سند حسابداری، تاریخ، توضیحات حساب ثبت شده، مبالغ بدهکار و بستانکار، و همچنین مانده حساب فراهم کند.
انواع دفتر کل در حسابداری
دفاتر حسابداری نقش مهمی در سازماندهی اطلاعات مالی دارند و به دو دسته‌ی قانونی و رسمی و غیرقانونی و رسمی تقسیم می‌شوند.
دفاتر رسمی قانونی
این نوع دفاتر، دفاتری هستند که طبق قوانین مربوطه باید به صورت مشخص و جداگانه، اطلاعات مالی در آن‌ها درج و تهیه شود. این دسته به دو بخش اصلی تقسیم می‌شوند:
دفاتر کل حسابداری و دفاتر روزنامه.
طبق قوانین تجارت، تمام فعالان و شرکت‌های اقتصادی موظفند تراکنش‌های مالی خود را به صورت سند حسابداری در این دفاتر ثبت کنند. این دفاتر دارای ماهیت قانونی بوده و در صورت نیاز و در حسابرسی‌های مالیاتی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
دفاتر غیر رسمی
بعضی از شرکت‌ها و اشخاص حقوقی ممکن است به عنوان تکمیل، از دفاتر دیگری نیز استفاده کنند. از نظر قانونی ممکن است معتبر باشند، اما به صورت رسمی شناخته نمی‌شوند.
به عنوان مثال، دفتر حسابداری معین یکی از دفاتر غیررسمی حسابداری است که مورد استفاده قرار می‌گیرد، اما از نظر قانونی رسمی تلقی نمی‌شود.
نحوه عملکرد دفتر کل
نحوه عملکرد دفتر کل به عنوان مبنای اصلی سیستم حسابداری دوطرفه در یک شرکت عمل می‌کند. در این سیستم، هر تراکنش مالی حداقل به دو حساب در دفتر کل تأثیر می‌پذیرد؛ به‌عنوان مثال، یک حساب بدهکار و یک حساب بستانکار.
اطلاعات مربوط به این تراکنش‌ها در دفتر بسته یا خلاصه می‌شوند و یک تراز آزمایشی ایجاد می‌شود. تراز آزمایشی به عنوان گزارشی از موجودی هر حساب در دفتر کل عمل می‌کند و با بررسی احتمال وجود خطاها، تنظیمات صحیح حساب‌ها و تشخیص اشتباهات، کمک می‌کند.
سپس، تراز آزمایشی تعدیل شده برای تهیه صورت‌های مالی شرکت استفاده می‌شود.
دلایل نیاز به دفتر کل در حسابداری
دسترسی به تمامی اطلاعات حساب‌های درج شده در دفتر روزنامه امکان‌پذیر نیست؛ بنابراین، برای رفع این محدودیت از دفتر کل استفاده می‌شود. از جمله مواردی که نیاز به دفتر کل در حسابداری را نشان می‌دهد، عبارتند از:
1. نشان دادن وضعیت هر یک از حساب‌ها از نظر بدهکاری، بستانکاری و مانده حساب.
2. ارائه سند رسمی برای کاهش اشتباهات حسابداری، مانند عدم ثبت معاملات و رویدادهای مالی، یا ثبت تکراری آن‌ها و بررسی درستی آن‌ها.
3. نمایش جزئیات کامل یک رویداد مالی، از جمله تاریخ، میزان معامله، نام طرف معامله، و میزان بدهکاری و بستانکاری.
4. طبقه‌بندی اطلاعات مالی بر اساس تاریخ، به منظور سهولت در دسترسی به اطلاعات.
فرم حساب دفتر کل از چه قسمت هایی تشکیل شده است؟
فرم حساب‌های دفتر کل در واقع همان فرم تی (T) است که هر یک از طرفین آن به چند ستون تقسیم شده‌اند و از چند قسمت اصلی تشکیل شده‌اند. این فرم دارای چند ستون است که عبارتند از:
• نام حساب: در بالای فرم، نام حساب نوشته می‌شود، مانند حساب‌های دریافتی یا پرداختی.
• تاریخ: ثبت تاریخ رویدادهای مالی در دفتر کل در حسابداری بسیار اساسی است و شامل روز و ماه می‌شود، همانند تاریخ ثبت در دفتر روزنامه.
• شماره دفتر: در این قسمت، شماره صفحه‌ای که رویداد مالی در آن ثبت شده، نوشته می‌شود.
• ستون شرح: در این قسمت، شرح کلی در مورد رویداد مالی درج و نوشته می‌شود.
• ستون بدهکار: مبلغ بدهکار هر حساب درج می گردد.
• ستون بستانکار: مبلغ بستانکاری هر حساب نوشته می شود.
• ستون باقیمانده: مانده حساب هر حساب در این قسمت ثبت می شود.
نحوه نوشتن دفتر کل چگونه است؟
نوشتن دفتر کل از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است و حتماً باید به حسابدار حرفه‌ای سپرده شود. شرکت حسابداری پارس حسابان ماندگار بهترین گزینه است، زیرا به دلیل تعدد کارها در تحریر دفاتر قانونی، شرکت ما دارای تسلط و اشراف کامل بر نحوه نوشتن دفتر کل هستند.
در چه صورتی ممکن است دفتر کل رد شود؟
دفاتر قانونی، از جمله دفتر کل، در صورتی که با الزامات قانونی مطابقت نکنند و فاقد موارد قانونی تعیین شده باشند، ممکن است مورد تایید و پذیرش کارشناس مالی قرار نگیرند.
از جمله مواردی که ممکن است باعث رد شدن این دفتر قانونی شود، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
1. استفاده از دفاتر سال‌های قبل.
2. ثبت اطلاعات غیر واقعی و اشتباه.
3. عدم ثبت فعالیت و اطلاعات مربوط به دیگر شعب شرکت مربوطه.
4. عدم ثبت یک یا چند فعالیت.
5. تراشیده شدن، محو شدن، مخدوش شدن و پاک شدن مندرجات دفتر.
6. خروج دفتر از پلمپ و فاقد یک یا چند برگ بودن.
7. سفید گذاشتن بیش از حد یا تمام صفحات دفتر.
سخن پایانی
همانطور که تا به اینجا مطرح شد، دفتر کل در حسابداری یکی از مهم‌ترین فرایندها به حساب می‌آید. با استفاده از دفتر کل، می‌توان ترازنامه و صورت‌های مالی در شرکت‌ها و به طور کلی در همه مجموعه‌هایی که دارای کد اقتصادی هستند، تهیه و تنظیم کرد.
شرکت پارس حسابان اطلس به عنوان یک شرکت حسابداری و مالیاتی، ارائه دهنده خدمات متنوعی است که به شما عزیزان کمک می‌کند تا امور مالی و حسابداری خود را به بهترین شکل مدیریت کنید.
Add a Comment