حسابداری، زبان تجارت است. حسابداری به مدیران و صاحبان کسبوکار کمک میکند تا اطلاعات مالی شرکت خود را تحلیل کنند و تصمیمات درست تری بگیرند. به طور معمول برای مدیریت بهتر اطلاعات مالی و برآورد هزینه ها در سیستمهای حسابداری ، حسابها به دو گروه حساب های دائمی و موقت بخش بندی میشوند. این بخش بندی برای تحلیل و تثبیت وضعیت مالی بلند مدت و کوتاه مدت کاربرد دارد. یکی از موارد ثبت اطلاعات مالی، حساب است.
حسابها، دارای دو ستون هستند که به آن بدهکار و بستانکار اطلاق میشود. افزایش در حساب بدهکار، در ستون بدهکار ثبت شده و افزایش در حساب بستانکار، در ستون بستانکار ثبت میشود. شرکت پارس حسابان با بیش از 10سال سابقه، آماده خدمات حسابداری، مالی، مالیاتی و انواع خدمات حسابرسی به شرکت های بازرگانی، خدماتی، تولیدی، پیمانکاری و مشاغل و اشخاص حقیقی می باشد. این شرکت با انعقاد قرارداد با اشخاص حقیقی و حقوقی صفر تا صد خدمات حسابداری و مالیاتی را انجام و اجرا می نماید.
حسابها از نظر ماهیت و به طور کلی به 2 دسته تقسیم میشوند:
- حسابهای بدهکار
داراییها، حسابهای برداشت و واریز صاحب سرمایه، حسابداری هزینه ها از جمله حسابهای بدهکارهستند. هرگونه افزایش در این حسابها، در ستون بدهکار ثبت میشود.
- حسابهای بستانکار
بدهیها، درآمد و حسابهای صاحب سرمایه، حسابهای بستانکار هستند. هرگونه افزایش در این حسابها، در ستون بستانکار ثبت میشود.
حسابها از نظر انتقال مانده، به دو دسته تقسیم میشوند:
- حسابهای دائمی
حسابهای دائمی، ماندههای خود را به سالهای بعد منتقل میکنند. این حسابها، عموما دارایی، بدهی و سرمایه ها را به صورت کامل و اساسی نشان میدهند.
- حسابهای موقت
صاحب سرمایه می بایست حسابهای موقت، ماندههای خود را در پایان هر دوره مالی به حسابهای دائمی منتقل کنند. این حسابها، عموما درآمدها، هزینهها و سایر حسابهای عملیاتی را نشان میدهند. در پایان هر دوره مالی، حسابهای موقت باید بسته شوند تا مانده آنها به حسابهای دائمی منتقل شود. شایان ذکر است این کار با ثبت یک سند پایانی انجام می پذیرد. این کار میتواند به عنوان بخشی از حسابرسی عملیاتی هم محسوب شود.
حساب دائمی چیست؟
می توان گفت این نوع حسابها، حسابهایی هستند که مانده خود را به سالهای بعد انتقال می دهند. در این حسابها، معمولاً داراییها، بدهیها و سرمایه را ثبت می کنند.
برخی از نمونه های حسابهای دائمی عبارتند از:
- داراییها: نقدی، موجودی کالا، حسابهای دریافتی ، ساختمان، تجهیزات و زمین و…
- بدهیها: حسابهای پرداختی، اوراق قرضه، تسهیلات دریافتی، مالیات بر درآمد پرداختی و…
- سرمایه: سرمایه صاحبان
حسابهای دائمی، معمولاً ماهیت بدهکار یا بستانکار دارند. هزینهها و حسابهای برداشت صاحب سرمایه، ماهیت بدهکار دارند. حسابهای بدهی، درآمدها و حسابهای سرمایه، ماهیت بستانکار دارند.
نکته بسیار مهم:
در سند اختتامیه، مانده حسابهای دائمی، به حسابهای انتقال مانده منتقل میشوند. این حسابها، حسابهای واسطهای هستند که برای انتقال مانده حسابهای موقت به حسابهای دائمی استفاده میشوند. در پایان سال مالی، حسابهای انتقال مانده، بسته میشوند و مانده آنها به حسابهای دائمی مربوطه منتقل میشود.
حسابهای دائمی، نقش کلیدی و بسیار مهمی در روند حسابداری صاحب سرمایه انجام می دهند. این حسابها، وضعیت مالی یک شرکت را در طول مدت زمان خاص نشان میدهند. حسابهای دائمی، برای تهیه صورتهای مالی نیز به کار گرفته میشوند. صورتهای مالی، گزارشهای مالی هستند که وضعیت مالی و هزینه های یک شرکت را در یک زمان مشخص بیان می کنند.
بستن حسابهای موقت چگونه است؟
بستن حسابهای موقت یعنی صفر کردن مانده آنها درپایان دوره مالی. بر پایه تجربیات شخصی، بستن حسابهای موقت، روندی است که در آن مانده حسابهای موقت، به حسابهای دائمی انتقال داده میشوند. در پایان هر دوره مالی مانده حسابهای موقت صفر می شود. این کار سبب می شود در دوره مالی بعد، این مدل حسابها مانده ای از قبل نداشته باشند و می توان گفت با مانده صفر شروع می شوند.
یعنی در شروع و اول هر دوره مالی مانده حساب درآمد و هزینه و برداشت صفر شده است. بستن حسابهای موقت نیازمند ثبت های لازم در دفتر روزنامه و انتقال به دفتر کل می باشد. برای بستن حساب هزینه و درآمد از یک حساب موقت دیگر به نام «خلاصه سود و زیان» استفاده می شود. این حساب مخصوص و منحصربفرد فقط در پایان دوره مالی و به دلیل بستن حسابهای موقت به کار برده می شود.
درنهایت مانده حساب خلاصه سود و زیان که نشان دهنده سود و زیان خالص دوره مالی است به حساب سرمایه مالک انتقال داده شده و حساب بسته می شود
دو روش اصلی برای بستن حسابهای موقت:
- روش انتقال مستقیم
- روش انتقال با استفاده از حسابهای انتقال مانده
چرا بستن حسابهای موقت، بسیار اهمیت دارد؟
- انتقال مانده حسابهای موقت به حسابهای دائمی
بستن حسابهای موقت، سبب میشود که مانده این حسابها، در پایان هر دوره مالی شرکت، به حسابهای دائمی انتقال داده شوند. این کار، به دلیل بررسی صورتهای مالی بسیار ضروری و مهم است.
- جلوگیری از اشتباه در تهیه صورتهای مالی
بستن حسابهای موقت، سبب کاهش اشتباه در تهیه صورتهای مالی میشود. این کار، بدین منظور است که مانده ی حساب موقت، در پایان هر دوره مالی شرکت، به حساب دائمی انتقال داده میشوند و به هیچ عنوان در صورتهای مالی شرکت ظاهر نمیشوند.
- آمادهسازی برای دوره مالی بعدی
هنگامی که حسابهای موقت بسته می شوند، سبب میشود که حسابها آماده دوره مالی بعدی شوند. این کار، بدین صورت است که مانده حسابهای موقت، در پایان هر دوره مالی شرکت، به حساب دائمی انتقال داده میشوند و به هیچ عنوان در صورتهای مالی شرکت ظاهر نمیشوند.
اهمیت تفکیک حسابداری دائمی و موقت
حساب های دائمی و موقت در نهایت در دفتر کل ثبت شده و بر صورتهای مالی بطور مستقیم تأثیر مهم و کلیدی دارند. حسابداری دائمی و موقت باید از همدیگر جدا شوند و اطلاعات مربوط به هرکدام نیز باید به صورت جداگانه ثبت شوند. حسابهای دائمی عناصر اصلی ترازنامه هستند و مانده آنها در پایان هر دوره به دوره بعد منتقل میشود. حسابهای موقت در صورت سود و زیان نشان داده میشوند و شامل درآمد، هزینه و برداشت میشوند.
کسب درآمد سبب افزایش سرمایه مالک و شرکت میشود و به سرمایه میافزاید. هزینههای اضافه بر سازمان هم باعث کاهش سرمایه مالک و شرکت میشود. می توان گفت حساب های دائمی و موقت بصورت مستقیم تاثیرات بسزایی بر سرمایه مالک و همچنین در نشان دادن سود و زیان خالص در دورههای مالی دارند. تفکیک حسابداری دائمی و موقت امری مهم و ضروری است که در زیر به برخی از دلایل اهمیت این جداسازی اشاره شده است:
– تفکیک دورههای مالی و تمایز آنها: هر دوره مالی باید با تراز صفر شروع شود تا ترازنامه به درستی آمادهسازی و تنظیم شود.
– ارزیابی مقطعی: حسابداری موقت این امکان را فراهم میآورد تا نتایج مالی و تغییرات دی یک دوره را به درستی قابل مشاهده و تحلیل باشند.
– انتقال دادههای مالی: با تفکیک حسابداری دائمی و موقت اطلاعات مربوط به دورههای مالی قابل تبادل هستند و تاریخچه دقیقی از عملکرد و وضعیت تراکنشهای مالی هر شرکت قابل دسترسی است.
– بررسی عملکرد مالی: در حسابداری موقت درآمد و هزینه هر دوره مالی به دقت محاسبه میشود و عملکرد مالی شرکت را در بازههای زمانی قابل اندازهگیری میکند.
کلام آخر
حسابهای موقت در حسابداری نقش کلیدی و مهمی در روند گزارشدهی مالی و ارزیابی کارایی و بالانس مالی سازمانها دارند. این حسابها به مدیران کمک میکنند تا وضعیت درآمدی و هزینهای شرکت خود را در یک دوره خاص شفافسازی کنند و بدین صورت، برای تصمیمات استراتژیک در آینده اطلاعات لازم را فراهم میآورند.
سوالات متداول
2- چرا حسابهای موقت باید بسته شوند؟
حسابهای موقت باید بسته شوند تا گزارشهای مالی صحیح و دقیقی مانند صورت سود و زیان تهیه شوند. بسته شدن این حسابها سبب میشود اطلاعات مالی برای دوره جدید از اول به صورت کجزا و کامل ثبت شود و تاثیر ادوار قبل به طور صحیح شناسایی و درک و گزارش شود.
3- چه زمانی حسابهای موقت بسته میشوند؟
حسابهای موقت عموما می بایست در پایان هر دوره مالی بسته شوند. این دوره عموما یک سال مالی است، اما بسته به نیازهای سازمان ممکن است در بازههای زمانی کوتاهتر (ماهانه یا سهماهه) نیز بسته شوند. بعد از بستن حسابها، باقیمانده نهایی به حسابهای دائمی انتقال داده میشود.
4- چه اقلامی در حسابهای موقت ثبت میشوند؟
به طور کلی حسابهای موقت شامل دو گروه اصلی و مهم هستند:
- حسابهای درآمدی: مانند فروش کالا و خدمات، درآمدهای حاصل از سرمایهگذاریها.
- حسابهای هزینهای: مانند هزینههای فروش، هزینههای اداری و عمومی، هزینههای تولید و سایر هزینهها.
5- وقتی که حسابهای موقت بسته نمیشوند چه اتفاقی میافتد؟
اگر حسابهای موقت به طرز درستی بسته نشوند، گزارشهای مالی عموما به طور نادرست و غیرشفاف به دست میآید که این امر منجر به تصمیمات غلط در مدیریت مالی، مشکلات در تنظیم ترازنامه و صورت سود و زیان، و عدم انطباق با استانداردهای حسابداری شود.
6- چگونه مانده حسابهای موقت به حسابهای دائمی منتقل میشود؟
در پایان دوره مالی، موجودی حسابهای موقت به حساب سود و زیان منتقل میشود. سپس نتیجه نهایی، یعنی سود یا زیان، به حسابهای دائمی مانند حساب سود و زیان انباشته یا حساب سرمایه انتقال مییابد.
7- آیا میتوان حسابهای موقت را در طول دوره مالی باز و بسته کرد؟
در بعضی موارد، امکان دارد سازمانها نیاز به ثبت یا تغییر درآمدها و هزینهها در طول دوره مالی داشته باشند. در این صورت، بستن نهایی حسابهای موقت تنها پس از پایان دوره مالی و در هنگام تنظیم گزارشهای مالی صورت میگیرد.
8- بین حسابهای موقت و حساب سود و زیان چه تفاوت هایی وجود دارد؟
حسابهای موقت مانند حسابهای درآمدی و هزینهای به ثبت رویدادهای مالی در یک دوره خاص میپردازند، در حالی که حساب سود و زیان (که نتیجه حسابهای موقت است) نشاندهنده کل درآمدها، هزینهها و سود/زیان حاصل از عملیات در طول دوره مالی است. در پایان دوره، حسابهای موقت به حساب سود و زیان منتقل میشوند.
9- چرا بستن حسابهای موقت برای شرکتهای بزرگ دشوار است؟
در شرکتهای بزرگ که فعالیتهای گوناگونی دارند، حسابهای موقت برای هر بخش و نوع فعالیت ممکن است به طور جداگانه وجود داشته باشند. بسته شدن این حسابها نیازمند دقت بالا و هماهنگی در سیستمهای حسابداری مختلف است. علاوه بر این، شرکتهای بزرگ امکان دارد برای هر نوع درآمد یا هزینه، حسابهای مختلف داشته باشند که این امر روند بستن حسابها را پیچیدهتر میکند.
